Eén keer uitgegeven, twee keer geteld

Stel dat januari er zo uitziet. Op de bankrekening:

• Salaris, 6.500 bij
• Huur, 1.600 af
• Betaling aan de kaartmaatschappij, 1.240 af

En op het kaartafschrift dat die betaling vereffent:

• Boodschappen, 380
• Brandstof, 190
• Trein, 120
• Uit eten, 95
• Online aankopen, 455

Die vijf regels tellen op tot 1.240. Dat is geen toeval: het zijn dezelfde 1.240 die van je bankrekening gingen. Je uitgaven in januari zijn dus 2.840, de huur plus wat over de kaart ging. Zet je beide bestanden in hetzelfde blad, dan kom je op 4.080, en dat is 1.240 te veel.

Als spaarquote is dat geen afrondingsfout. Van 6.500 inkomsten blijft bij het juiste getal 3.660 over, of 56 procent. Bij de dubbele telling blijft 2.420 over, of 37 procent. Negentien procentpunten verschil, en het verkeerde getal laat je verkwistender lijken dan je bent.

Die op de kaart. Die weet wat er met het geld is gekocht: 380 aan boodschappen, 190 aan brandstof. De bankregel weet dat niet. Daar staan een bedrijfsnaam en een totaal, en dat totaal is alles wat vorige maand over de kaart ging.

De kaartrekening betalen is helemaal geen uitgave. Het verplaatst geld van je rekening naar de kaartmaatschappij, waar het allang is uitgegeven. Boekhouders noemen dat een overboeking: de plek verandert, het bedrag niet. Hetzelfde gebeurt als je geld van je betaalrekening naar je spaarrekening zet. Niemand zou dat als uitgave boeken, en de kaartrekening volgt dezelfde logica.

Wat dat betekent voor je spreadsheet

Je hebt een categorie nodig die uit de totalen valt. Hoe je die noemt, maakt niet uit; ‘overboeking’ is de gebruikelijke naam. Elke betaling aan de kaartmaatschappij gaat erin, en je somformule laat die categorie weg.

Daar horen twee valkuilen bij. Ten eerste moet de categorie in beide richtingen worden uitgesloten. Houd je de kaart bij als eigen rekening, dan staat de tegenboeking aan haar kant, en die is net zo min inkomen als de eerste een uitgave was. Ten tweede mag deze categorie nooit in een gewoon overzicht opduiken. Een overboekingscategorie met een balk in je uitgavengrafiek is geen halve fout.

Je stuurt een paar schoenen van 80 terug, en op het volgende kaartafschrift staat een bijschrijving van 80. Die als inkomen boeken ligt voor de hand, en het is fout. Je inkomen is niet gestegen. Je hebt minder uitgegeven.

De juiste plek is de categorie waarin de aankoop stond. Die 455 aan online aankopen worden 375. Boek je het als inkomen, dan verhoog je beide kanten van dezelfde rekensom, en klopt de spaarquote weer niet.

Eén bijwerking ziet er vreemd uit en klopt toch: een categorie kan een maand onder nul afsluiten. Dat gebeurt als de retour in februari binnenkomt en de aankoop in januari was. Het getal is daarmee niet fout: aankoop en retour vallen gewoon in verschillende maanden, en over het jaar gelijkt het zich uit.

Een kaartafschrift heeft vaak twee datums per regel: de dag van de aankoop en de dag waarop de kaartmaatschappij hem boekte. Daar zitten een paar dagen tussen, en aan het eind van een maand bepaalt dat in welke maand je etentje terechtkomt.

Neem de aankoopdatum. Die beantwoordt de vraag die je je budget stelt, namelijk wanneer je het geld uitgaf. De boekingsdatum beantwoordt wanneer de kaartmaatschappij haar administratie deed, en dat is haar zaak.

Je kaartrekening vertelt je of de cijfers kloppen. Neem een maand en tel alle uitgaven op die over de kaart gingen. Dat moet gelijk zijn aan de rekening die je bank betaalde. En dat ene bedrag mag niet nog een keer in je totaal aan uitgaven staan. Klopt beide, dan tel je goed.

Parendi is een app voor persoonlijke financiën op de Mac, en ze werkt precies zo. De regels op het kaartafschrift zijn de uitgaven. De betaling van de rekening op je bankrekening gaat in een overboekingscategorie die uit elk overzicht blijft, in beide richtingen. Een bijschrijving op de kaart verlaagt haar categorie in plaats van als inkomen te verschijnen. De datumkolom kies je zelf bij de import, met de aankoopdatum als voorstel.

Afschriften komen binnen als bestanden die je uit je eigen internetbankieren exporteert. Parendi heeft geen bankkoppeling en ziet nooit je inloggegevens, en de gegevens blijven op je Mac. Meer over de app, of de functies in detail.